Tuhat ja sata asiaa, mutta uhrataampa hetki tännekkin.

Virtuaalitiimit ovat nykyaikaa. Itse olen työn puolesta mukana monessa eri virtuaalitiimmissä. Toki on myös huomautettava, että seurojen ja järjestöjen jäsenet kuuluvat usein myös virtuaalitiimeihin joten ”spammin” määrä on aika valtava. Mikäli olet mukana jossain WhatssUpp keskustelussa, olet mukana eräänlaisessa virtuaalitiimissä. Näin huomaamattomasti se käy. Facebookin yhteisöissä sama homma. 

Kokouksia, koulutuksia, kehityshankkeita ja projekteja, mitä vielä? Tiimejä voidaan rakentaa erilaisiin tarpeisiin. Mitä pidemmän aikaa tiimi on kasassa sitä alhaisemmaksi interaktiivisuus laskee. Jokainen tiimi vaatii hyvän vetäjä, joka pitää langat käsissään. Itse olen huomannut tämän työelämässä useaan kertaan. Yksittäiseen projektiin kasattu tiimi toimii tehokkaasti kunnes määränpää on saavutettu. Lyhytkestoinen projekti ja intensiivinen toimita. Mitä pidempi kestoinen projekti johon tiimi on kasattu sitä tehottomammaksi se käy. Tämähän on ihan normaalia. Uusi tiimi à mielenkiintoa riittää ja homma luistaa. Pitkään yhdessä työskennellyt tiimi työt puuroutuu. Tarvitaan kokoajan virikkeitä, että mielenkiinto säilyy.

Suurin hyöty on ehdottomasti maantieteellinen hyöty. Suuri määrä ihmisiä saadaan tavoitettua samanaikaisesti kunhan tietoliikenneyhteydet pelaavat. Myös laajat Skype koulutukset varmistavat tasalaatuiset koulutukset isolle porukalle hyvässä, että huonossa. Esimerkiksi opettajien on vaikea pystyä suoriutumaan saman kurssiin vetämisestä aina samalla intensiteetillä. Mitä useampi kurssi sitä epätasaisemmaksi esimerkiksi lähiopetuksen laatu kurssien välillä muodostuu.  Positiivinen asia on myös yhdessä työstäminen, jossa jokainen tiimin jäsen näkee toisten aikaansaannokset. Ideoiden jatkojalostus ja kehittäminen on luontevampaa tätä kautta. Myös perinteinen omalle työlle ”sokeutuminen” vähenee kun muut tiimiläiset sparraavat ja jatkojalostavat ideoita yms.

Yksi negatiivinen asia on se, että tekstin voi lukea monella eri tavalla. Kirjoitetut ohjeet ja kommentit lukevat jokainen omalla tavallaan. Syntyy väärinkäsityksiä. Tässä asiassa mielestäni face to face operointi on tehokkaampaa. Ihmisten ihmeet kertovat niin paljon. Myös teknologian tuntemus on yksi tärkeä osa virtuaalitiimin onnistunutta työskentelyä. Jos teknologia ei ole kaikilla hallussa, tulee työskentelystä todella tuskasta.

 

Itse tulee käytettyä muutamia virtuaaltiimien työkaluja päivittäin:

 

Google Drive

Gmail

WhatsApp

Contactor Haahtela

Saimasoft/saimanet

FaceTime

IntraNet (edustamani yhtiön Intra)

Sähköposti on selvästi käytetyin väline, mutta kyllä Skypet ja FaceTimet nostavat suosiotaan kokoajan virtuaalitiimien työkaluina.

 

Mites se johtaminen…

Virtuaalitiimien johtamien on ajoittain melko haastavaa. Itse olen huomannut, että vaikka työnjako on selvä aina ei haluttua lopputulosta saavuteta ja tietynlainen muistuttelu asioista on pakollista. Toki tämäkin riippuu paljon tiimin jäsenistä. Teknologian hyvin tuntevat ahkerat työnarkomaanit tekevät työt reilusti sovittua aikataulua nopeammin, mutta meitä on moneen junaan.

Mikäli tiimi on kasattu isosta organisaatiosta esimerkiksi ympäri Eurooppaa ja tiimin jäsenet eivät tunne toisiaan on alku todella kankeaa kun tiimiläiset asettuvat porukkaan. Näissä tapaukissa luottamuksen ja avoimuuden saavuttaminen on haastavaa.

Itse käytän digiajan tuomia sovelluksia lähinnä yhteydenpito ja motivointivälineinä. Tärkeät asiat jaetaan aina tiimin jäsenille joten kaikilla on tieto missä mennään. Posin kautta niinkun sanotaan.