sunnuntai, 24. huhtikuu 2016

Pohdintoja virtuaalitiimeistä

Tuhat ja sata asiaa, mutta uhrataampa hetki tännekkin.

Virtuaalitiimit ovat nykyaikaa. Itse olen työn puolesta mukana monessa eri virtuaalitiimmissä. Toki on myös huomautettava, että seurojen ja järjestöjen jäsenet kuuluvat usein myös virtuaalitiimeihin joten ”spammin” määrä on aika valtava. Mikäli olet mukana jossain WhatssUpp keskustelussa, olet mukana eräänlaisessa virtuaalitiimissä. Näin huomaamattomasti se käy. Facebookin yhteisöissä sama homma. 

Kokouksia, koulutuksia, kehityshankkeita ja projekteja, mitä vielä? Tiimejä voidaan rakentaa erilaisiin tarpeisiin. Mitä pidemmän aikaa tiimi on kasassa sitä alhaisemmaksi interaktiivisuus laskee. Jokainen tiimi vaatii hyvän vetäjä, joka pitää langat käsissään. Itse olen huomannut tämän työelämässä useaan kertaan. Yksittäiseen projektiin kasattu tiimi toimii tehokkaasti kunnes määränpää on saavutettu. Lyhytkestoinen projekti ja intensiivinen toimita. Mitä pidempi kestoinen projekti johon tiimi on kasattu sitä tehottomammaksi se käy. Tämähän on ihan normaalia. Uusi tiimi à mielenkiintoa riittää ja homma luistaa. Pitkään yhdessä työskennellyt tiimi työt puuroutuu. Tarvitaan kokoajan virikkeitä, että mielenkiinto säilyy.

Suurin hyöty on ehdottomasti maantieteellinen hyöty. Suuri määrä ihmisiä saadaan tavoitettua samanaikaisesti kunhan tietoliikenneyhteydet pelaavat. Myös laajat Skype koulutukset varmistavat tasalaatuiset koulutukset isolle porukalle hyvässä, että huonossa. Esimerkiksi opettajien on vaikea pystyä suoriutumaan saman kurssiin vetämisestä aina samalla intensiteetillä. Mitä useampi kurssi sitä epätasaisemmaksi esimerkiksi lähiopetuksen laatu kurssien välillä muodostuu.  Positiivinen asia on myös yhdessä työstäminen, jossa jokainen tiimin jäsen näkee toisten aikaansaannokset. Ideoiden jatkojalostus ja kehittäminen on luontevampaa tätä kautta. Myös perinteinen omalle työlle ”sokeutuminen” vähenee kun muut tiimiläiset sparraavat ja jatkojalostavat ideoita yms.

Yksi negatiivinen asia on se, että tekstin voi lukea monella eri tavalla. Kirjoitetut ohjeet ja kommentit lukevat jokainen omalla tavallaan. Syntyy väärinkäsityksiä. Tässä asiassa mielestäni face to face operointi on tehokkaampaa. Ihmisten ihmeet kertovat niin paljon. Myös teknologian tuntemus on yksi tärkeä osa virtuaalitiimin onnistunutta työskentelyä. Jos teknologia ei ole kaikilla hallussa, tulee työskentelystä todella tuskasta.

 

Itse tulee käytettyä muutamia virtuaaltiimien työkaluja päivittäin:

 

Google Drive

Gmail

WhatsApp

Contactor Haahtela

Saimasoft/saimanet

FaceTime

IntraNet (edustamani yhtiön Intra)

Sähköposti on selvästi käytetyin väline, mutta kyllä Skypet ja FaceTimet nostavat suosiotaan kokoajan virtuaalitiimien työkaluina.

 

Mites se johtaminen…

Virtuaalitiimien johtamien on ajoittain melko haastavaa. Itse olen huomannut, että vaikka työnjako on selvä aina ei haluttua lopputulosta saavuteta ja tietynlainen muistuttelu asioista on pakollista. Toki tämäkin riippuu paljon tiimin jäsenistä. Teknologian hyvin tuntevat ahkerat työnarkomaanit tekevät työt reilusti sovittua aikataulua nopeammin, mutta meitä on moneen junaan.

Mikäli tiimi on kasattu isosta organisaatiosta esimerkiksi ympäri Eurooppaa ja tiimin jäsenet eivät tunne toisiaan on alku todella kankeaa kun tiimiläiset asettuvat porukkaan. Näissä tapaukissa luottamuksen ja avoimuuden saavuttaminen on haastavaa.

Itse käytän digiajan tuomia sovelluksia lähinnä yhteydenpito ja motivointivälineinä. Tärkeät asiat jaetaan aina tiimin jäsenille joten kaikilla on tieto missä mennään. Posin kautta niinkun sanotaan.

sunnuntai, 20. maaliskuu 2016

Hola Hola!!

Tämän kertaisen pakinan aihe on avoimuus.

Kulttuurien välisiä eroja löytyy myös avoimuudesta työpaikalla. Seurasin pari viikkoa sitten muutamaan otteeseen espanjalaista tapaa toimia tilanteessa, jossa huomataan ongelma tai virhe työpaikalla. Työt jäivät sikseen ja alkoi sellaiset markkinat että huhhuh. Paikalle koottiin nopeasti kaikki lähiympäristössä olleet firman työntekijät. Pari minuuttia sellaista papatusta ja päälle puhumista että huh. Moni skandinaavi ihmetteli suu pyöreänä tuota Espanjalaisten tapaa keskustella asiat selviksi. Useat sanoisivat, että käynnissä oli isompikin riita huudosta päätellen, mutta ei. Tämä on normi tapa hoitaa asia. Pari minuuttia huutoa, metelöintiä sekä laajaa kehon liikehdintää. Tämän jälkeen työt jatkuivat kun mitään ei olisi tapahtunut. Avointa meininkiä??? No ainakin kaikki paikallaolleet olivat tietoisia huomatusta ongelmasta ja siitä miten se ratkaistaan.  Siihen en osaa ottaa kantaa, välittyykö info eteenpäin muille yrityksen työntekijöille.


Liian usein törmään tutkimukseen jossa todetaan, että suomalaisten yritysten tiedottaminen on surkeaa. Sisäinen tiedottaminen jopa ala-arvoista. Noh osittain tämä johtuu siitä, että kyselyyn vastanneet ovat yrityksen omaa henkilöstöä. Tottahan se on että tiedottamisessa on aina kehitettävää mutta liittyykö tähän tiedottamiseen juurikin tuo toive avoimemmasta toiminnasta?? Vaikka yrityksen henkilöstö tiedottaisi asioista laajalti, se ei tarkoita, että toiminta olisi avointa. Tottahan toki yrityksen johdolla on suunnitelmia, joita ei koko henkilöstölle kerrota. Sitten kun näitä suunnitelmia, uudistuksia yms tehdään niiden tiedottaminen on oltava laadukasta. Me suomalaiset olemme perusnegatiivista porukkaa ja sanomme mielummin ei kuin kyllä. Tämän takia uudistuksista on hyvä puhua 6kk etukäteen, jollon asiat ei tule meille uutena vaan ns jo vähän pureskeltuina. Onhan se myös avointa toimintaa jos kerrotaan mahdollisuuksista mitä voi olla tiedossa 6kk päästä.

Oli pakko kaivaa tämä ekonomilehden artikkeli esille. http://www.ekonomilehti.fi/rohkeus-ja-avoimuus-yrityksen-tarkeat-arvot/ Tässä on mielestäni esimerkki hyvästä tavasta lisätä avoimuutta työpaikalla ja samalla kehittää yritystä. Kannattaa tsekata Anni Vepsäläisen tapa viedä mm avoimuutta eteenpäin.

 ”” Ihmisten osallistaminen ja avoimuus on viety Diacorissa työn arkeen, sillä koko porukkaa ei voida viedä Lappiin tai risteilylle ideointipalaveriin.

”Kehittämistyötä ja ideointia tehdään kaikissa yksiköissä päivittäin. Osastokokouksissa varataan tarvittaessa vaikka puoli tuntia aikaa jonkin asian avaamiseen keskustelemalla” ””


Tämänlainen keskustelu on erittäin tärkeää edellyttäen, että joku porukasta johtaa keskustelua siten, että pysytään kokoajan aiheessa. En noista pohjoisen reissuista ja risteilyistä niin tiedä. Yleensä niistä seuraa vaan kova krapula, paha mieli ja nolla oikeasti hyvää ideaa J J.


Esimiesten/johtajien avoimuus

Kun pohdin omia esimiehiäni tässä vuosien saatossa niin ne, jotka ovat olleet avoimia ja nostaneet kissan rohkeasti ns ”pöydälle” (negatiiviset ja vaikeat asiat) ovat olleet ehdottomasti parhaimpia. Arvostan avoimuutta ja sen kautta on mahdollisuus kasvattaa molemminpuolinen luottamus. Muistakaa… ei ole väärin sanoa alaiselle: ”en tiedä mutta selvitän”! Olkaa avoimia myös negatiivisista asioista.

Sama pätee myös kollegoihin. Ne jotka ovat jakaneet tietoja, neuvoneet ja opastaneet ovat ehdottomasti jääneet mieleen positiivisina kollegoina. Nämä henkilöt ovat normaalisti joukkuepelaajia ja avoimia työhön liittyvissä asioissa. He ajattelevat yrityksen, osaston ja tiimin parasta. 


Yritysten avoimuus

Eilen lueskelin valitettavia uutisia FkyDubain lennosta FZ981. Samalla kiinnitin huomiota miten avoimesti FlyDubai ilmoitti asiasta ja jopa johti tiedottamista omien kanaviensa kautta. Tällaisissa tapaukissa tuo avoimuus ja tiedottaminen on tärkeää. Jos sama olisi tapahtunut jollekin muulle lentoyhtiölle olisi tiedottaminen voinut olla huomattavasti heikompaa. 

Olihan tässä muutamia viikkoja sitten tuo polemiikki nokian renkaiden testeihin toimittamista renkaista. Tuo case ei mennyt ihan niinkuin piti NR:n osalta. Mielestäni yhtiö ei tuonut tarpeeksi nopeasti omaa kantaansa julki ja kilpailijat hyödynsivät tilanteen. Oliko yhtiön hallitus tietoinen ko manipulaatiosta, jossa testeihin lähetettiin paranneltuja renkita? Oli miten oli kovinkaan avointa tiedottamista ei yhtiön suunnalta nähty. Asiaa kierreltiin ja kaarreltiin. Kerrottiin, että tämä paranneltujen renkainen lähettäminen testeihin on alan käytäntö ja samalla osa yhtiön porukasta kielsi koko kohun.


maanantai, 15. helmikuu 2016

Twitter ja johtajat

Aikaisemmin vertailin somekanavia johtamisen näkökulmasta. Mainitsin, että Twitter on enemmän pikaista postausta kuvien ja kommenttien kera verrattuna esim blogiin. Nyt tilanne Twitterin omalta osalta on menossa huonompaan suntaan. Motivoituneet ja kunnianhimoiset johtavat hylkäävät "uppoavan laivan".  Uusien käyttäjien määrä romahtanut ja osake syöksyy. Mietin itse johtamisen kannalta, onko hyvä kasata yhtiöstä lähtevien työt nykyisille johtajille? Liika kiire ja hoppu vie innovatiivisuuden ja uusia ideoita Twitter nyt tarvitsee. Toki nykyiset johtajat saavat läjäpäin yhtiön osakkeita palkkioksi, mutta olisiko nyt ollut aika palkata niin sanottuja nousevia tähtiä yhtiöön lähteneiden tilalle. Tulos voisi olla vieläkin parempi kuin nykyinen pienemmällä porukalla meneminen. Nämä tuloksiin perustuvat osakepalkkiot ovat vaan nykypäivää. Niitähän ammattijohtajat haluavat, mutta hyvin johdetut uudet kyvyt olisivat vielä voineet nostaa Twitteriä uudelle tasolle. Veikkaan, että vaikeammat ajat ovat vielä edessä  Twitterillä. 


Ehkä muutaman vuoden päästä pääsemme lukemaan artikkeleita kuinka Twitteriä johdettiin alkutaipaleelta vuoden 2016 alun vaikeuksiin. 


http://m.kauppalehti.fi/uutiset/twitter-yrittaa-pitaa-kiinni-pomoistaan-palkitsee-osakkeilla/ks6A8S2F


maanantai, 8. helmikuu 2016

Huono johtaja hukkaa mahdollisuuden.

http://www.kauppalehti.fi/uutiset/kahdeksan-mokaa--joilla-menetat-parhaat-tyontekijat/xZNY6m9h

Aivan pakko nostaa tämä kauppalehden artikkeli framille. Artikkeli on niin totta. Hyvistä työntekijöistä on pidettävä kiinni. Eräs suuresti arvostamani henkilö sanoi kerran, että palkkaa aina itseäsi parempia henkilöitä niin voit itsekkin kehittyä. Mielestäni hieno lause ja niin totta. Tässä artikkelissa on hyvin tuotu esiin tapoja joilla menetetään yrityksen tärkein voimavara. Johtaminen on paljolti ihmisten johtamista. Johtaja älä hukkaa mahdollisuuttasi olla parempi johtaja! 

maanantai, 8. helmikuu 2016

Blogit ja johtamisviestintä

Nykyaikaisten johtajan v2.0 on kyettävä näkemään blogien tuomat mahdollisuudet. Blogit ovat erittäin hyviä kanavia strategiseen johtamiseen. Olen sitä mieltä, että blogien kautta voidaan jalkauttaa yrityksen visiota sekä missiota. Painottaa tulevien kuukausien tärkeitä tapahtumia sekä kerrata menneitä. On kyse yrityksen ulkoisesta tai sisäisestä viestinnästä blogien kautta on hyvä tiedottaa asioita. Johtajan blogilla on suuri vaikuttamisen arvo. Onhan se täysin eri asia käydäänkö keskustelu kahdenkeskeisesti face to face tai sähköpostin välityksellä kahden henkilön välillä, mutta blogin välityksellä koko henkilöstö on saavutettavissa. Etenkin isoimmissa globaaleissa organisaatioissa blogien tuoma henkilöstön tavoitettavuus on ihan omaa luokkaansa.

 

Henkilöstöjulkaisuissa on oltava muutaman tärkeän johtajan joka kertainen tervehdys. Vaikka nämä kirjoitukset ovat yleisellä tasolla aika basic kerrontaa, ovat ne kuitenkin tärkeä osa johtamisviestintää.  Kannustusta, motivointia ja sparrausta ei vaan voi olla liikaa!!  Harva johtaja uskaltaa ottaa kantaa arkaluontoisiin asioihin henkilöstöjulkaisuissa. Tämän takia viihdetaiteilijat, yritysjohtajat ja tunnetut poliitikot ovat kautta aikain kirjoitelleet artikkeleita lehtiin. Tietenkin salanimillä. Näitä kirjoituksia voidaankin pitää nykyaikaisten blogien esi-isinä.

 

Vanha sanonta ”kertaus on opintojen äiti” sopii oikein hyvin johtamisviestintään. On kyse sähköposteista, kokouksista yms sanoman pitää olla sama ja kertausta pitää olla. Kertaus on tärkeää ja niin se on urheilussakin… toistojen kautta.